Un prodotto/servizio per ottenere il marchio di qualità ecologica deve rispettare i requisiti previsti dai criteri adottati a livello europeo per quel gruppo di prodotti. Un manuale tecnico, concepito per accompagnare il richiedente nell’iter di attuazione dello schema, è disponibile per ciascun gruppo di prodotto/servizio. Ciascun manuale contiene tutte le informazioni inerenti i criteri e i rapporti di prova utili per il rilascio del marchio per quel gruppo di prodotti.
La procedura: la domanda, insieme con il fascicolo tecnico, tutti i documenti necessari per la valutazione tecnica di conformità ai criteri, la ricevuta del versamento delle spese di istruttoria, il certificato di iscrizione alla Camera di commercio, deve essere presentata dal richiedente, al Comitato Ecolabel-Ecoaudit, Sezione Ecolabel, che provvede ad inoltrarla ad ISPRA per l’esecuzione dell’istruttoria tecnico-amministrativa.
L’ISPRA ha 60 giorni di tempo per verificare la conformità del prodotto ai criteri Ecolabel di riferimento e per comunicare il risultato al Comitato.
Il Comitato notifica l’esito alla Commissione allegando tutti i certificati ed i risultati della valutazione; qualora quest’ultima intenda respingere la domanda di assegnazione deve darne comunicazione al Comitato entro 30 giorni dalla notifica, altrimenti la richiesta va considerata accolta. Solo se l’istruttoria ha esito positivo, il Comitato stipula con il richiedente un contratto nel quale vengono precisate le condizioni d’uso del marchio di qualità ecologica.
Il tempo massimo per ottenere il contratto d’uso del marchio è dunque 3 mesi dalla data di presentazione della domanda.

I soggetti coinvolti nel procedimento sono quattro:

1. il richiedente (produttori, importatori, prestatori di servizi e venditori all’ingrosso e al dettaglio) al fine di ottenere l’assegnazione del marchio Ecolabel, interagisce con i seguenti soggetti: il Comitato Ecolabel-Ecoaudit, ISPRA e i laboratori accreditati.

2. il Comitato Ecolabel-Ecoaudit rappresenta l’organismo competente per la gestione del marchio comunitario in Italia. Tale Comitato, articolato in due Sezioni Ecolabel ed Emas, è costituito da 14 membri (7 assegnati alla sezione EMAS e 7 alla sezione Ecolabel) rappresentanti dei Ministeri dell'Ambiente, dell'Industria, della Sanità e del Tesoro.

3. ISPRA (Istituto Superiore per la Protezione e la Ricerca Ambientale) svolge la funzione di supporto tecnico al Comitato per la concessione del marchio. L’Istituto effettua l’istruttoria e la valutazione delle domande per l’assegnazione dell’Ecolabel, la promozione del marchio, la partecipazione ai gruppi di lavoro della Commissione Europea per lo sviluppo e la revisione di nuovi criteri. In particolare ISPRA fornisce le informazioni necessarie alle aziende nella fase di predisposizione della domanda di concessione del marchio Ecolabel e nella fase di gestione del marchio stesso.

4. i laboratori accreditati sono le strutture presso le quali il richiedente può effettuare le prove richieste per dimostrare la conformità del prodotto ai criteri definiti per ciascun tipo di prodotto.

Il marchio ha validità per un massimo di tre anni, periodo che andrà a ridursi se i criteri di assegnazione vengono modificati.